Digitálna kancelária
Zabezpečíme pre vás kompletný administratívny servis – od spracovania pošty a faktúr, cez správu zmlúv a e-mailov až po komunikáciu s úradmi.
Fakturačný a dokladový servis
- Digitalizácia prijatých faktúr
- Evidencia, kategorizácia a príprava na účtovanie
- Vystavovanie faktúr podľa podkladov od klienta
- Monitoring úhrad, pripomienky a reporting
Administratívna komunikácia s úradmi
- Sledovanie e-schránky a termínov (Slovensko.sk, DU, SP, MV SR…)
- Príprava odpovedí na výzvy, výstupy a podania (v mene klienta na základe splnomocnenia)
- Evidencia komunikácie, dodržanie lehôt, zasielanie potvrdení
Správa zmlúv a interných dokumentov
- Evidencia zmlúv, dodatkov, výpovedí (bez právnej analýzy)
- Sledovanie termínov a výpovedných lehôt
- Pripomienky a e-mailové notifikácie
- Podpora pri organizácii podpisovania (fyzicky alebo elektronicky)
Digitálny archív dokumentov
- Vytvorenie štruktúrovaného digitálneho archívu (Google Drive, Nextcloud…)
- Názvoslovie, verzovanie a kategorizácia
- Prístupové práva pre zamestnancov, účtovníka, vedenie
- Bezpečné zálohovanie a GDPR súlad
Spracovanie fyzickej pošty – prijímanie aj odosielanie
Zabezpečíme kompletný servis súvisiaci s vašou fyzickou korešpondenciou – od prijatia zásielok až po ich odosielanie.
- zriadenie a správa PO Boxu alebo preberanie pošty v mene klienta
- triedenie, skenovanie a elektronické doručovanie dokumentov
- evidencia zásielok podľa typu (faktúry, úradné listy, zmluvy, obchodná korešpondencia)
- archivácia originálov alebo pravidelné fyzické zasielanie klientovi
- tlač a obálkovanie výstupných dokumentov (faktúry, zmluvy, výzvy, listy)
- odosielanie zásielok poštou, doporučene alebo kuriérom
- evidencia podacích lístkov a potvrdeniek o doručení
- možnosť odosielania dokumentov elektronicky
Správa emailovej komunikácie
- Preberanie a triedenie e-mailov
- Základné odpovede podľa šablón a pokynov klienta
- Preposielanie, delegovanie alebo archivácia
- Evidencia vybavených/nevybavených žiadostí
Pre koho je služba určená?
Pre podnikateľov a živnostníkov bez asistenta
Pre firmy bez interného backoffice alebo sekretariátu
Pre každého, kto chce šetriť čas a mať doklady pod kontrolou
Doplnkové služby
V prípade potreby personalizácia pre klienta podľa požiadaviek.
- Vedenie registratúry, objednávok, výdajok, záznamov
- Smernice, zápisnice, kalendáre
- Dohľad nad dodržiavaním administratívnych štandardov
- Mesačné prehľady: faktúry, úhrady, zmluvy, termíny
- Export do PDF alebo Excel
- Personalizované vKaKAýstupy pre vedenie firmy
- Automatizované pripomienky (DPH, odvody, výročné správy, zmluvy…)
- Notifikácie e-mailom alebo SMS
- Mesačný prehľad povinností vopred